Een automatische medicijndispenser, een nieuw digitaal cliëntdossier of slim incontinentiemateriaal: op de werkvloer zijn het vaak de digicoaches en ambassadeurs zorgtechnologie die collega’s helpen om ermee te leren werken. Ze beantwoorden vragen, geven uitleg en signaleren waar nieuwe technologie een oplossing kan bieden. Yvonne Kooiker, projectleider innovatie bij Zorggroep Noorderboog, legt uit: “De ambassadeurs zorgtechnologie en digicoaches zijn juist collega’s uit de zorg, de collega’s die je dagelijks ziet. Ze zijn echt een laagdrempelige vraagbaak voor collega’s.”
Ellie Brunt-Lukkien en Anita Weekamp, onderzoekers bij de Hanze: “Als je als organisatie wilt innoveren, dan zijn ambassadeurs zorgtechnologie en digicoaches cruciaal. Zij hebben de positie om ervoor te zorgen dat innovaties op de werkvloer daadwerkelijk slagen.”
Een vraag uit de praktijk
Juist omdat deze rollen zo belangrijk zijn, wilde Noorderboog beter begrijpen hoe ze deze collega’s hierin optimaal kunnen ondersteunen. “Het gaat op bepaalde vlakken heel goed, maar er zijn ook echt aandachtspunten waarvan we dachten: hoe kan dat beter?”, vertelt Kooiker. “Wij merkten dat er veel verschil zat in hoe de rol werd ingevuld. Sommige collega’s pakten de rol heel voortvarend op, terwijl anderen er nauwelijks aan toekwamen. We vroegen ons af: waar zit dat in? En lopen andere organisaties tegen dezelfde dingen aan?”
Kooiker bracht deze vragen in bij het netwerk Anders Werken in de Zorg Drenthe. Van daaruit ontstond een samenwerking tussen Noorderboog, twee andere zorgorganisaties en de Hanze om dit gezamenlijk te onderzoeken.
Onderzoek samen met de praktijk
Het onderzoek werd vanaf het begin samen met de zorginstellingen opgezet. “We wilden geen onderzoek bedenken achter een bureau”, zegt een van de onderzoekers. “De onderzoeksvragen hebben we samen met de zorginstellingen opgesteld. Zo sluit het onderzoek direct aan bij de praktijk.”
Om antwoord te krijgen op de onderzoeksvragen, haalden de onderzoekers op verschillende manieren input op uit de praktijk. Digicoaches, ambassadeurs zorgtechnologie, leidinggevenden, innovatiemanagers en andere betrokkenen vulden een enquête in en namen deel aan interviews en focusgroepen. Zo ontstond een completer beeld van de ervaringen en uitdagingen op de werkvloer.
Verrassende inzichten
De gesprekken leverden niet alleen herkenbare knelpunten op, maar ook enkele verrassende inzichten. “Ik vond het verrassend dat rond zo’n essentiële schakel als de digicoaches of ambassadeurs zorgtechnologie, eigenlijk best veel zaken op een vrijblijvende manier geregeld zijn”, vertelt een van de onderzoekers. “Zoals voldoende tijd, toegang tot systemen en een duidelijke positie binnen de organisatie.”
Vooral het gebrek aan tijd bleek in de praktijk een hardnekkig knelpunt. Ook Kooiker herkende dat beeld. “Een echte eyeopener voor mij was dat innovatie eigenlijk concurreert met het primaire proces. De zorg voor cliënten gaat altijd door. We zagen dat collega’s wel drie uur per week kregen voor deze rol, maar zich toch verantwoordelijk voelden om vooral mee te draaien in de dagelijkse zorg. Daardoor verdwijnen de uren voor innovatie al snel naar de achtergrond.”
Vier aanbevelingen voor de praktijk
Op basis van de resultaten formuleerden de onderzoekers vier samenhangende aanbevelingen voor de praktijk. Deze werden vervolgens samen met de deelnemende organisaties besproken en getoetst tijdens een interactieve werksessie. De aanbevelingen richten zich op vier thema’s: de positionering van innovatiemanagement, het goed organiseren van de rollen, investeren in kwaliteit en bezetting en het creëren van de juiste randvoorwaarden.
Volgens de onderzoekers begint alles bij een duidelijke visie op innovatie. “Het fundament van onze aanbevelingen zit in de positionering. Innovatiemanagement dient structureel ingebed te zijn in de organisatievisie en -strategie.”
Voor Kooiker was die boodschap belangrijk. “Het onderzoek bevestigde dat dit niet iets is van de projectleider of de digicoach en ambassadeur zorgtechnologie alleen. Iedereen heeft daarin een rol. Pas als je het als gezamenlijke verantwoordelijkheid ziet, kun je echt stappen zetten.”
“Van daaruit kun je verder bouwen aan het goed organiseren van de rollen, investeren in kwaliteit en voldoende bezetting en zorgen voor de juiste randvoorwaarden”, vervolgt een van de onderzoekers. “Die vier bouwstenen versterken elkaar. Als één onderdeel ontbreekt, wordt het veel lastiger om innovaties duurzaam in de praktijk te laten landen.”
Van aanbevelingen naar concrete acties
Bij Noorderboog zijn de aanbevelingen inmiddels vertaald naar concrete vervolgstappen, vertelt Kooiker. Op basis van het onderzoek is een advies opgesteld voor het managementteam over hoe de rollen van digicoaches en ambassadeurs zorgtechnologie beter kunnen worden gepositioneerd en ondersteund. Daarnaast wordt gewerkt aan de verdere professionalisering van deze rollen. “We zijn de rolbeschrijving opnieuw aan het vormgeven, inclusief verantwoordelijkheden en de competenties die daarbij horen”, aldus Kooiker.
Dat leidt nu al tot verandering. “Het management vraagt vaker hoe het staat met innovatie en de inzet van zorgtechnologie op de verschillende locaties”, vertelt ze. “Het is meer onderdeel geworden van het gesprek. Dat laat zien dat het onderzoek iets in beweging heeft gezet.”
Om ook andere zorginstellingen op weg te helpen, hebben de onderzoekers de belangrijkste aanbevelingen gebundeld in een praktische factsheet.
